apraxostux

Author: Dr. med Claudia Neumann
© 2022 Dr. Claudia Neumann

Ein eArztbrief besteht aus einer PDF/A-Datei, d.h. einem PDF-Dokument, bei dem die Fonts in das Dokument eingebettet wurden, und einer XML-Datei, die in maschinenlesbarer Form Angaben zum Patienten und zum Versender enthält. Die PDF/A-Datei soll mit dem HBA (Heilberufsausweis) vom Versender entsprechend der Unterschrift signiert werden. Es können weitere Anhänge, z.B. Bilder, ein Medikationsplan oder Fremdbefunde, im eArztbrief enthalten sein.

Um die PDF/A-Datei zu erstellen, kann in apraxos entweder LibreOffice eingesetzt werden, oder es kann ein Memo-Text als eArztbrief exportiert werden. Dabei wird automatisch die XML-Datei erstellt.

apraxos-KIM muss entsprechend der Anleitung „Konfiguration“ vorbereitet sein. Der KIM-Dienst, der Konnektor und die Telematik Infrastruktur müssen erreichbar sein.

Wenn Sie einem Kollegen eArztbriefe zukommen lassen wollen, vergewissern Sie sich zunächst, ob der Kollege auch in der Lage ist, die eArztbriefe anzunehmen. Viele Ärzte haben zwar jetzt eine KIM-Email-Adresse, wollen oder können aber noch keine eArztbriefe annehmen und verarbeiten.

eArztbrief mit LibreOffice erstellen

Lesen Sie über die Konfiguration von LibreOffice unter Texte/ Einzelanleitungen/ LibreOffice (ooo.pdf). Sie können sowohl OpenOffice als auch LibreOffice einsetzen. Sie sollten mindestens eine Dokument-Vorlage mit Ihrem Briefkopf anlegen. Die Erstellung eines Arztbriefes über Patient / Kartei / OLibreOffice sollte funktionieren.

Für einen ersten Test können Sie einen eArztbrief an sich selbst versenden. Rufen Sie einen Patienten auf und gehen Sie in apraxos über Patient / Kartei auf EArztbrief.

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Wenn es bei diesem Patienten bereits eArztbriefe als Extern-Dateien gibt, kann ausgewählt werden, ob ein neuer eArztbrief angelegt werden soll oder eine Auswahl der bisherigen eArztbriefe angezeigt werden soll. Bei einem neuen eArztbrief kann anschließend eine OO-Mustervorlage gewählt werden und danach die OO-Dokumentvorlage eingestellt werden. Ansonsten wird der bereits vorhandene eArztbrief angezeigt.

Editieren Sie den Arztbrief nach Ihren Wünschen.

Speichern Sie die Datei mit Strg-S (Datei / Speichern) mit demselben Dateinamen ab, den apraxos der Datei gegeben hat. Zusätzlich zum bisherigen apraxos-LibreOffice-Arztbrief muss aus dem Arztbrief die PDF/A-Datei generiert werden Gehen Sie auf Datei / Exportieren als PDF.

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Es muss unbedingt das Häkchen vor PDF/A -1a gesetzt sein. Das Häkchen vor „Hybrid-PDF (eingebettete ODF-Datei)" soll nicht gesetzt sein. Klicken Sie auf „Exportieren“. Im nächsten Bildschirm übernehmen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen und klicken nochmal auf „Exportieren“.

Schliessen Sie den Arztbrief, übernehmen Sie die ODT-Datei ins EXTERN-System.

Die PDF-Datei wird automatisch aus dem LibreOffice-Ablagen-Verzeichnis in das Unterverzeichnis earztbrief des apraxos-Hauptverzeichnnisses kopiert und die für den eArztbrief erforderliche XML-Datei generiert. Beide Dateien erhalten als Dateinamen den Namen und Vorname des Patienten mit der Endung "pdf" und "xml". apraxos bietet Ihnen dann an, apraxos-KIM zu starten. Falls Sie selbst den eArztbrief geschrieben haben und ihn direkt signieren und versenden wollen, sollten Sie hier "ja" bestätigen. Die MFA würde hier "nein" eingeben und mit der Erstellung weiterer Arztbriefe fortfahren.

eArztbrief aus einem apraxos-Memo-Text exportieren

Legen Sie einen Arztbrief wie üblich in apraxos als Memo-Text an und exportieren Sie den Text mit F5 → eArztbrief. Dies legt eine Text-Datei im Unterverzeichnis earztbrief des apraxos-Hauptverzeichnisses an und die für den eArztbrief erforderliche XML-Datei. Die PDF/A-Datei wird beim Aufruf von apraxos-KIM generiert.

Versand des eArztbriefes über KIM

Sie versenden den eArztbrief über das apraxos-KIM-Programm, dass Sie entweder direkt nach dem Erstellen des eArztbriefes über LibreOffice oder über Übertragung / KIM aufrufen.

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In apraxos-KIM klicken Sie auf den Button „eArztbrief“.

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Für den eArztbrief muss die PDF/A-Datei und die dazugehörige XML-Datei im Unterverzeichnis „earztbrief“ des apraxos-Hauptverzeichnisses vorhanden sein. Die zu versendenden eArztbriefe sollen <Nachname des Patienten>_<Vorname des Patienten>.pdf benannt sein.

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Eine Liste der eArztbriefe wird angezeigt. Noch nicht bearbeitete bzw. versendete eArztbriefe haben einen hellblauen Hintergrund, bereits signierte eArztbriefe haben einen gelben Hintergrund. Bereits versendete eArztbriefe haben einen grünen Hintergrund.

Wählen Sie einen der eArztbriefe aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

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In dieser Maske können Sie alle Informationen für die eArztbrief-Mail einsehen und bearbeiten. Wurde der eArztbrief an den überweisenden Arzt gerichtet und ist bei diesem Arzt in der apraxos-Adress-Liste eine KIM-Email-Adresse eingetragen, wird die Adresse in das Empfängerfeld eingetragen. Ansonsten muss die KIM-Email-Adresse des Empfänger über den Button KIM-Email-Adress-Suche ermittelt werden. Es wird die eigene Adress-Datenbank engezeigt:

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Über die Kollegensuche kann ein Arzt über die KV-Safenet-Adress-Suche ermittelt und in die Adress-Datenbank eingetragen werden.

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Die KV-Safenet-Adress-Suche findet zwar die Daten des Arztes, jedoch nicht die KIM-Email-Adresse. Hierfür muss die KIM-Email-Suche über LDAP online in der Telematik Infrastruktur durchgeführt werden.

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Sind die Daten gefunden, wird die KIM-Email-Adresse in die Datenbank eingetragen und steht so für die Zukunft zur Verfügung. Bei der progressiven Suche in der Adress-Datenbank gilt: Eintrag in Kleinbuchstaben suchen nach der Abkürzung, Eintrag mit Großbuchstaben beginnend sucht nach dem Nachnamen des Arzt.

Mit Klick auf OK wird die KIM-Email-Adresse in das Empfängerfeld übernommen.

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Mit Klick auf den Button Kopie kann ein weiterer Empfänger eingetragen werden.

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Mit Klick auf den Button Anhang kann eine beliebige Datei aus dem Dateisystem als weiterer Anhang mitgeschickt werden.

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Man kann die Datei mit vollständigem Pfad direkt eingeben oder über den Button <…​> im Dateisystem suchen und den Namen der Datei mit vollständigem Pfad übernehmen.

Will man einem Kollegen z.B. eine Kopie eines Fremdbefundes zukommen lassen, sollte dieser Befund, meist eine PDF-Datei, in ein zuvor angelegtes Verzeichnis z.B. /home/praxis/Versand gespeichert werden. Dann ist dieser Befund leichter im Dateisystem zu finden. Der Fremdbefund bzw. der Anhang wird nicht mit dem HBA signiert. Es muss allerdings ein kurzes Anschreiben an den Kollegen erstellt werden, um den Befund an den Kollegen als eArztbrief zu übertragen. Ohne weiteres Anschreiben und ohne HBA-Signatur kann für die Weiterleitung von Befunden an einen Kollegen die eNachricht benutzt werden.

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Als Optionen finden sich darunter

  • Eingangsbestätigung → eine Eingangsbestätigung wird beim Empfänger angefordert.

  • HBA-Signatur → vor dem Versenden wird die HBA-Signatur durchgeführt.

  • Eintragung 86900 → nach dem Versenden wird die GNR 86900 automatisch in der Kartei des Patienten abgerechnet

Diese Optionen können mit Klick auf die Kästchen deaktiviert werden. Lesen Sie auch über die Konfigurationsmöglichkeiten in apraxos-KIM weiter unten.

Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit eingetragen, können Sie den eArztbrief versenden oder zunächst speichern, ohne ihn zu versenden.

Wenn Sie die Option "HBA-Signatur" gewählt haben, wird die Komfort-Signatur aufgerufen und Sie können den eArztbrief mit dem HBA über den Konnektor signieren lassen. Wurde die "HBA-Signatur" abgewählt, wird nur das PDF/A-Dokument versendet, was allerdings nicht den Vorgaben des eArztbriefes entspricht.

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Der eArztbrief von TK-Mustermann wurde versendet, der Datensatz ist nun grün hinterlegt. Die versandte Datei und die dazugehörige XML-Datei werden in der Kartei des Patienten gespeichert. Falls die Option "Eintragung 86900" gewählt wurde, wird in der Kartei die GNR 86900 eingetragen.

Der eArztbrief kann direkt über KIM nochmal versendet werden, indem nochmal "Bearbeiten" angeklickt wird. Dann werden die eArztbrief-Dateien aus dem Extern-Verzeichnis benutzt.

Der Datensatz in der eArztbrief-Datenbank kann über den Button "Löschen" entfernt werden. Die eArztbrief-Dateien im Extern-Verzeichnis bleiben dabei erhalten.

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Jede ausgehende Mail wird im Postausgang des apraxos-KIM-Programms gespeichert. Jede Zeile entspricht einer versandten KIM-Mail. Beim Klick auf eine Zeile wird der Inhalt der Mail mit Empfänger, Versanddatum und den Anhängen angezeigt. Die Anhänge können mit Klick auf den weissen Schriftzug nochmal angezeigt werden. Wurde eine Eingangsbestätigung angefordert, wird die Mail mit [MDN] gekennzeichnet. Ist die Eingangsbestätigung eingegangen, wird das Kennzeichen in [MDN OK] geändert.

Empfang von eArztbriefen über KIM

Die eArztbriefe über KIM werden wie in einem Email-Programm über den Button "Mail holen" vom KIM-Dienst heruntergeladen.

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Wird eine Eingangsbestätigung vom Versender gewünscht, werden Sie gefragt, ob diese Eingangsbestätigung zurückgeschickt werden soll. Lesen Sie dazu auch die Konfigurationsmöglichkeiten für die eArztbriefe weiter unten.

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Es kommt die Meldung, wieviele Mails angekommen sind.

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Und die Frage, ob die Mails auf dem Server gelöscht werden sollen, was normalerweise mit "Ja" beantwortet wird. Nur bei den anfänglichen Tests könnte es wünschenswert sein, die Mails zum nochmaligen Download auf dem Server zu belassen. Lesen Sie dazu auch die Konfigurationsmöglichkeiten für die eArztbriefe weiter unten.

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Noch nicht gelesene eArztbriefe werden zunächst mit Rosa hinterlegt. Erst beim Anklicken eines Datensatzes wird nach 5 Sekunden der Hintergrund weiss als Zeichen, dass die Mail gelesen wurde.

Beim Klick auf den Datensatz wird die eingegangene Email wie in einem Mailprogramm im unteren Bereich angezeigt. Eine Eingangsbestätigung enthält nur eine Nachricht, dass die Mail beim Empfänger angekommen ist.

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Im blauen Bereich ist der Absender, der Empfänger und Datum und Zeit des Versands angezeigt.

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Bei einem eArztbrief stehen im Textbereich keine besonderen Informationen. Dafür gibt es mindestens zwei Anhänge, die unterhalb des Absenders, Empfängers und Datums zu finden sind. Mit Klick auf den weissen Schriftzug eines Anhangs kann der Anhang angezeigt werden. Die XML-Dateien (Endung .xml) sind die maschinenlesbaren Informationen zum Patienten und Versender. Sie können im Firefox angesehen werden, sind aber normalerweise nicht interessant. Wichtig sind die PDF-Dateien (Endung .pdf) oder Dateien mit anderen Endungen wie JPEF (Endung .jpeg oder .jpg) oder PNG (Endung .png), die Bilddateien enthalten. Klicken Sie z.B. auf die PDF-Datei.

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Sie sehen die verschiedenen Optionen, wie Sie mit der Datei umgehen können. Empfehlenswert ist zunächst, die Datei anzusehen. Die Option "Öffnen" ist bereits ausgewählt, klicken Sie auf "OK".

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Hier im Beispiel öffnet okular die PDF-Datei. Die Datei kann angesehen oder auch ausgedruckt werden.

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Als nächstes wollen wir diese Datei dem Patienten zuordnen. Es wird die mitgelieferte XML-Datei ausgewertet und nach dem Patienten in apraxos gesucht.

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Wurde der Patient gefunden, kann die PDF-Datei in der Patientenkartei gespeichert werden. Gleichzeitig wird bei gesetzter Option die GNR 86901 bei diesem Patienten abgerechnet.

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Die Datei wurde beim Patienten gespeichert.

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Bei Interesse kann auch die Signatur des eArztbriefes geprüft werden. Dafür muss der pdfstudioviewer installiert werden, da mit okular zur Zeit noch keine Signatur angezeigt werden kann. Der pdfstudioviewer kann kostenlos von https://www.qoppa.com/pdfstudioviewer/ heruntergeladen werden und muss im HOME-Verzeichnis installiert sein.

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Mit dem Button "Unterschrift" an der linken Seite kann die Signatur angezeigt und geprüft werden. Der pdfstudioviewer muss über Datei / Beenden geschlossen werden, sonst läuft er im Hintergrund weiter und es kann im Kim-Programm nicht weitergearbeitet werden.

Als weitere Option kann die Datei in einem beliebigen Verzeichnis gespeichert werden.

Sollte der Patient noch nicht in apraxos bekannt sein, kann der eArztbrief unter Patient praxis gespeichert werden. Vielleicht kommt er ja noch in den nächsten Tagen.

Bilddateien werden mit dem systemeigenen Bildprogramm angezeigt.

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Mit Rechts-Klick auf den Mail-Datensatz kann die Mail gelöscht werden.

Konfigurationsmöglichkeiten im KIM-Programm

Über den Button "Extras" → "eArztbrief"

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können Konfigurationen im KIM-Programm hinterlegt werden:

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Die ersten 6 Optionen betreffen die Versandeinstellungen, die nächsten 6 Optionen die Empfangsoptionen.

  • "Ohne Eingangsbestätigung/Eingangsbestätigung anfordern" besagt, ob beim Mailversand die Eingangsbestätigung vorausgewählt sein soll oder nicht.

  • "Ohne HBA-Signatur/mit HBA-Signatur" besagt, ob beim Mailversand die HBA-Signatur vorausgewählt sein soll oder nicht.

  • "keine 86900 abrechnen/86900 automatisch abrechnen" besagt, ob beim Mailversand die 86900 automatisch abgerechnet werden soll oder nicht.

  • "keine 86901 abrechnen/86901 automatisch abrechnen" besagt, ob bei der Zuordnung einer eingegangenen Mail automatisch die 86901 abgerechnet werden soll oder nicht.

  • "Mail nicht löschen/Mail automatisch auf dem Server löschen" besagt, ob nach dem Download der Mails die eingegangenen Mails automatisch auf dem KIM-Server gelöscht werden sollen oder nicht. Wenn die Mails auf dem Server automatisch gelöscht werden, erscheint die entsprechende Abfrage nicht mehr.

  • "wegen Eingangsbestätigung nachfragen/Eingangsbestätigung automatisch versenden" besagt, ob vom Versender angeforderte Eingangsbestätigungen beim Maileingang automatisch versendet werden sollen oder nicht.

Klicken Sie die gewünschte Einstellung an und speichern Sie die Einstellungen ab. Beim nächsten Versand bzw. Empfang werden diese Einstellungen wirksam.

Bekanntgabe der eigenen KIM-Email-Adresse

Wie schon erwähnt, stehen die Ärzte, die bereits eine eAU versendet haben, mit ihrer KIM-Email-Adresse im TI-LDAP-Verzeichnis. Aber nicht alle diese Ärzte sind willens und in der Lage, einen eArztbrief zu empfangen und zu verarbeiten. Daher sollte man sich versichern, ob der Kollege eArztbriefe empfangen möchte, wenn man einen eArztbrief an ihn versenden möchte.

Möchte man als überweisender Arzt bekanntgeben, dass man die Berichte als eArztbrief empfangen möchte, kann man z.B. auf die Überweisung eine entsprechende Notiz mit der KIM-Email-Adresse eintragen. Dazu legt man z.B. in der Sonstiges-Datenbank diese Notiz an und kann sie mit Kürzel bequem auf die Überweisung eintragen. Wenn die Notiz unter "Auftrag" eingetragen wird, wird automatisch die Überweisung als Auftragsleistung gekennzeichnet. Das muss evtl. korrigiert werden.